第一章 总 则
第一条 为加强与规范学校和各二级单位（以下简称各单位）公文管理，进一步提高公文处理质量和工作效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式》（GB/T 9704 ―2012）的有关规定，结合我校实际，特制定本办法。
第二条 学校公文是学校实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范性体式的文书，是贯彻党和国家的方针、政策，实施党政管理、依法治校和进行公务活动的重要工具，用于公布学校决议和决定，指导、布置和商洽工作,请示和答复问题，报告、通报和交流等情况。
第三条 公文处理是指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理工作应当贯彻“统一领导，分级管理”原则。学校办公室（以下简称校办）是学校公文处理的管理机构，主管学校党政的公文处理工作，并对各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。学校各单位均应配备专人负责公文处理工作。公文处理人员应当忠于职守、廉洁正派，具备相关专业知识。同时，各单位应有领导同志分管公文处理工作，经常检查指导，重视并把好公文质量关，使之更好地为学校的改革发展事业服务。
第五条 公文处理应当坚持实事求是、 准确规范、精简高效、安全保密的原则。各单位要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，努力提高公文处理工作的效率和质量。
第二章 公文种类
第六条 学校公文常用种类有：
（一）决议
适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定
适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（四）通知
适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（五）通报
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（六）报告
适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（七）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。主要包括校内各单位向学校呈送的请示批准的公文和以学校名义向上级机关报送请求批准的公文。
（八）批复
适用于答复下级机关请示事项。
（九）议案
适用于学校提请董事会、党代表大会、校务会、教职工代表大会审议的事项等。
（十）函
适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十一）纪要
适用于记载会议主要情况和议定事项。
（十二）通告
适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（十三）公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
第七条 公文应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的关系正确选用公文种类。
第三章 公文格式
第八条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）份号
公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限
公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
（三）紧急程度
公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
（四）发文机关标志
由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
（五）发文字号
由发文机关代字（见附件）、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。校级公文编号归口校办。校内各单位不得自行发红头文件。
（六）签发人
上行文应当标注签发人姓名。
（七）标题
由发文机关名称、事由和文种组成。
（八）主送机关
公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（九）正文
公文的主体，用来表述公文的内容。
（十）附件说明
应当在正文之后，成文日期之前注明附件顺序和标题。附件标题形式应为“附件1：XXXXX;附件2：XXXXX;以此类推，若只有一个附件，不用标注数字，即附件：XXXXX”，具体格式见附件。
（十一）发文机关署名
署发文机关全称或者规范化简称。
（十二）成文日期
成文日期以负责人签发日期为准；联合行文以最后签发者签发的日期为准；学校有关政策条例性文件，以决策机构批准日期为准；会议通过的文件，以通过日期为准。
（十三）印章
公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。除纪要、简报、有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
（十四）附注
公文印发传达范围等需要说明的事项。
（十五）附件
公文正文的说明、补充或者参考资料。
（十六）抄送机关
除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（十七）印发机关和印发日期
公文的送印机关和送印日期。
第四章 行文规则
第九条 行文应当确有需要，讲求实效，注重针对性和可操作性。没有实质工作指导和经验总结交流意义、可发可不发的公文一律不发。现行公文仍然适用的，不再重复发文。涉及同一事项的工作部署和要求的公文，尽量合并印发。学校公文应当严格控制篇幅。
第十条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。根据行文关系，学校公文主要分为上行文、下行文、平行文3种。
（一）学校向上级党政机关行文用上行文，多为报告、请示等文种。
（二）学校向各单位行文用下行文，多用决定、意见、通知、通报、批复等文种。
（三）向不相隶属的单位行文用平行文，多用意见、函等文种。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
第十一条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：
（一）原则上主送一个上级部门，需要同时送其他上级部门的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。不得既写主送机关，同时又写主送、抄送领导人。
（二）下级单位的请示事项，如需向上级部门请示的，经学校审批后以学校名义上报，不得原文转报上级部门。
（三）请示事项涉及校外其他单位业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见，应当在请示中写明。
（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文夹带请示事项。公文标题不得用“请示报告”字样。
（五）除了上级部门负责人直接交办事项外，原则上不以学校名义向上级部门负责人报送公文、不以学校负责人名义向上级部门报送公文。如属上级机关负责人交办事项，应在正文开头部分予以说明。
第十二条 向下级单位行文，应当遵循以下规则：
（一）主送受理部门，根据需要抄送相关部门。
（二）以学校名义下发的公文，可根据工作需要及相关性原则下发普发性公文或特定范围公文。
第十三条 党政机关的行文关系，根据各自隶属关系和职权范围确定。校办根据学校授权，可以向学校各单位行文。9728太阳集团工会委员会和共青团9728太阳集团委员会根据各自所属群团组织内的有关规定行文。
第十四条 根据学校治理结构“七会”的职责，分别在其职权氛围内行文。经报请董事会审定或批准的，以校行政名义行文；属董事会根据工作需要作出决定（议）的，以董事会名义行文。
第十五条 各单位向学校呈送的请示或其它公文，均须由校办转办，办理部门必须严格登记，注明有关情况，以备查考、督办。“报告”中不得夹带请示事项。在特殊情况下各单位未经校办直接呈送给校领导的请示或其它公文，应在事后送校办补办登记手续。
第五章 公文拟制
第十六条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第十七条 公文拟制要规范。各单位应加强对公文起草工作的重视，不断提高公文起草水平。要求以学校党委和行政名义行文或批转本单位公文时，应拟出文稿和批语稿。重要文稿的起草，单位负责人要亲自拟稿或组织起草。起草公文要注意：
（一）主题突出，观点鲜明，条理清晰，文字精练，讲究语法修辞，正确使用标点符号。
（二）引用上级指示，使用人名、地名、数字和有关材料，要核对准确，时间、出处要写具体、清楚。
（三）应当使用国家法定计量单位。
（四）公文中的数字，除部分结构、层次序数和作为语素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（五）公文字体、字号及结构层次序数。公文标题用方正小标宋简体二号；正文用仿宋GB2312三号；第一层用“一、”，标题用黑体三号；第二层用“（一）”，标题用楷体加粗三号；第三层用“1．”，标题用仿宋GB2312加粗三号；第四层用“（1）”，标题用仿宋GB2312加粗三号。公文使用A4纸打印，标点符号用“全角”方式。
（六）起草公文一律使用协同办公系统（以下简称OA系统）线上流程，不再使用线下公文签发纸。除特殊事项经主要领导同意后，可使用线下发文流程。
（七）所拟公文，如系上级机关或有关单位来文要求办理的事项，应将来文附后，以便审核。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；对符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。
第十八条 办理公文要按程序。
（一）各办文单位要认真填写OA系统中的“9728太阳集团发文专用纸”，在“专用纸”上准确填写公文标题、主送和抄送单位、拟稿人，按照校办设定的流程审核。公文内容涉及几个部门的，由校办主任加签相关部门。
（二）核稿、签发。凡以学校党委、行政名义制发的公文，在OA系统中走相应流程，以武工商党文（发）名义发布的公文由校办初审后报送党委书记签发，以武工商文（发）名义发布的公文由校办初审后报送校长签发，或者由校长委托其他校领导签发（重要公文签发前，需校长阅知）。以各职能部门、直属单位名义发文，由发文部门在OA系统中发起，在OA系统中走相应流程后发文。
（三）对不按程序处理的公文，校办可不予办理；对未经校办办理的公文，校领导可不予阅批。
第十九条 切实把好公文质量关。校办要认真审核是否必须行文，文件政策界限是否明确，内容与上级和学校已发文件是否一致，与其他有关单位的协调有无矛盾，以及呈批手续是否齐全，文种使用和文字表述是否准确、规范，文件格式是否正确等，并决定使用何种发文代字，以保证文件的准确性、严肃性和权威性。
第二十条 公文的缮印和发文。以学校名义编号发出的公文，由校办登记、编号后付印。公文校对要准确无误，各类公文统一使用OA办公系统办理，在OA流程中审阅的各级领导要严格把关后方可签名，流程结束后由校办秘书科发文，机要科用印、存档。
第六章 公文办理
第二十一条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十二条 公文处理要迅速。收发文件要及时，急件要随办随退。各单位收到（参会带回）上级机关的公文，应及时送交校办，由校办负责人根据来文内容和阅读范围提出拟办意见。对指定期限上报的文件，各单位应按要求提前做好准备，在规定的时间内办理，尽量避免临时报呈校领导阅批的情况。职能部门对于校内各单位上报的和学校党办、校办签转的公文要及时处理，一般不得超过7个工作日，急件不超过3个工作日。校办要负责催办、督办，防止漏办和延误。
第二十三条 收文办理主要程序是：
（一）签收
对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。
（二）登记
对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。
（三）初审
对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
（四）承办
阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
（五）传阅
根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
（六）催办
及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
（七）答复
公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第二十四条 发文办理主要程序是：
（一）复核
已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
（二）登记
对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
（三）印制
公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
（四）核发
公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
第二十五条 公文办理完毕，各单位文秘工作人员应根据文书立卷要求，于每年第一季度内，将上年公文的正本、副本、定稿、草稿及有关材料整理好，按档案管理的要求归档。武工商党文（发）、武工商文（发）、武工商党（校）办等公文由校办负责归档；其他公文由主办单位或部门负责归档。
第七章 公文管理
第二十六条 学校各单位应当建立健全公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第二十七条 公文须及时立卷、归档。具体按学校档案管理工作要求执行。归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
第二十八条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第二十九条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件单位机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
第三十条 涉密公文应当由学校机要科按照有关规定确定密级。需要变更或者解除密级的，应当由学校机要科履行相关程序。公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。未经发文单位或者上级机关同意，不得转发涉密公文，不得变更密级、保密期限。
第三十一条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经学校领导批准。绝密公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
第三十二条 公文的撤销和废止，由发文单位、上级机关根据职权范围和有关法律规定决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第三十三条 新设立的单位应当向校办提出发文立户申请，经审查符合条件的，明确其发文字号。
第三十四条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第八章附 则
第三十五条 本办法由校办负责解释。
第三十六条 本办法自公布之日起执行，《武汉长江工商学院公文处理暂行规定》（武工商校办〔2013〕2号）同时废止。
